Klappkarten und USB-Sticks mit der Aufschrift "Pressemappen"

Das wollen alle PRler, Marketingleute und Unternehmensvertreter: Informationen für die Presse bündeln und so vermitteln, dass die Inhalte verstanden und verbreitet werden. Ein Instrument dafür ist und bleibt die Pressemappe. Verändert hat sich allerdings die Gestaltung der Informationsträger: Bis vor einigen Jahren fand man auf Messen und Events bevorzugt die gedruckte Version. Mittlerweile gestalten Unternehmen diese wichtigen Informationen immer öfter digital. Dabei spielt auch das Design zunehmend eine größere Rolle. Doch wie sieht die perfekte Pressemappe aus? Sind Mappen mit gedruckten Texten noch zeitgemäß? Und was erwarten Journalisten eigentlich von einer Pressemappe?

Wann lohnt sich eine Pressemappe?
Ob sich das Erstellen einer umfangreichen Pressemappe lohnt, hängt vom Anlass für die Kommunikation ab. Rund um die Kommunikation zur Messe ist eine ansprechende Pressemappe ein adäquates Mittel. Aber auch bei eigenen Veranstaltungen, wie der Enthüllung eines neuen Produktes, einer Pressekonferenz zu einem bestimmten Thema oder Redaktionsbesuchen, lohnt sich eine Pressemappe. Interessant können die enthaltenen Pressemitteilungen auch für potentielle Neukunden, Investoren, Partner oder Förderer des Unternehmens sein.

Digital oder doch gedruckt?
Die Antwort lautet in jedem Fall: Stellen Sie beides zur Verfügung. Liegt die Mappe beispielsweise im Pressezentrum der Messe aus, sind Journalisten dankbar, wenn sie einen kurzen Blick auf Ihre aktuellen Themen werfen können – und das mit möglichst geringem Aufwand.

Tipp: Einen Überblick gibt ein Ansichtsexemplar im PDF-Format, in dem alle Texte Ihres Unternehmens gebündelt dargestellt sind. Ein navigierbares Inhaltsverzeichnis leitet die Journalisten mit einem Klick zu dem Text, der ihr Interesse geweckt hat. Zu einer ansprechenden Gestaltung gehören die Integration der zugehörigen Bilder mit Bildunterzeilen am Ende jedes Textes sowie eines passenden Fotos als Deckblatt im Corporate Design.
Andererseits lässt sich die digitale Version auf dem USB-Stick viel leichter transportieren. Bieten Sie im Optimalfall also ein oder zwei Ansichtsexemplare an und geben Sie den Redakteuren dann die Möglichkeit, sich bei Interesse einen Datenträger mitzunehmen. Ein entscheidender Vorteil der digitalen Variante: Thematisch passende Medienformate wie hochauflösendes Bildmaterial und Videos lassen sich problemlos einbinden.

Welche Rolle spielt das Design?
Mit einer Pressemappe verbreiten Sie aktiv Informationen über Ihr Unternehmen. Es handelt sich sozusagen um eine inhaltlich informative Visitenkarte. Eine optisch ansprechende Gestaltung im Corporate Design macht deutlich, wie wichtig es Ihnen ist, Ihre Informationen nach außen zu tragen. Zudem weckt eine interessante Gestaltung auch Interesse am Inhalt. Gerade in Bereichen, in denen viele Pressemappen im Umlauf sind, heben Sie sich damit von der Konkurrenz ab. Bei allen Designansprüchen ist aber auch eine geradlinige und übersichtliche Gestaltung wichtig, damit der Leser auf einen Blick alle Informationen erhält. Ein ansprechendes Design beispielsweise in Postkartengröße in Verbindung mit einem Stick ist aktuell weit verbreitet.

Was sollte die Pressemappe beinhalten?
Es empfiehlt sich, den Content gezielt auf das Thema der Veranstaltung zuzuschneiden. Genau wie bei einer Bewerbung sind Erfahrungen und Fähigkeiten, die keine erkennbare Verbindung zum Anlass haben, für den Journalisten irrelevant. Neben aktuellen Pressemitteilungen sollten aber auch allgemeine Informationen enthalten und Kontakte für Nachfragen angegeben sein. Eine gute Übersicht verschaffen ein Inhaltsverzeichnis zum Einstieg und ein Fact-Sheet zum Unternehmen.

Tipp: Verschiedene Textsorten, wie Experteninterviews und Anwendererfahrungen aus den veranstaltungsrelevanten Branchen, ermöglichen Journalisten eine breite Berichterstattung.

Wie sollten die Inhalte gestaltet sein?
Damit Journalisten Fotos und Videos für die Berichterstattung nutzen können, ist eine hohe Qualität unbedingt erforderlich. Damit die Bilder sich für den Druck eignen, sollten sie mit einer guten Kamera aufgenommen werden und eine Auflösung von 300 dpi haben. Für Videos ist zu beachten: Handyaufnahmen können zwar qualitativ gut sein, für eine wackelfreie Videoaufnahme ist allerdings das Filmen mit Stativ die wichtigste Voraussetzung. Für den Text gilt: Da Journalisten an einer fachlich neutralen Berichterstattung gelegen ist, sind Werbeclaims aus dem Marketing in Pressetexten unbedingt zu vermeiden. Eine gute Pressemappe präsentiert aktuelle Projekte und Ideen aus Ihrem Unternehmen in Form von qualitativ hochwertigen Texten und anderen Medienformaten, sodass Journalisten diese ohne hohen Mehraufwand für die breite Öffentlichkeit aufbereiten können.

Achtung: Die in das PDF-Dokument integrierten Bilder müssen unbedingt in hoher Auflösung als Bilddatei zusätzlich auf Stick gespeichert sein. Das kleine Format aus dem Gesamtdokument können Pressevertreter nicht verwerten. Das Gleiche gilt für die Gestaltung der Pressemitteilungen und anderen Beiträge. Diese sollten unbedingt als Word-Datei auf dem Stick liegen. Mit dem PDF-Format können viele Redaktionen nicht arbeiten.
Nicht nur das Inhaltsverzeichnis, sondern auch die Anordnung der einzelnen Elemente auf dem Stick sollte strukturiert und schnell erfassbar sein. Legen Sie für jeden Textinhalt bzw. jede Pressemitteilung einen eigenen Ordner an oder sortieren Sie die Ordner nach den enthaltenen Dateien (z.B. Bilder, Videos, Pressemitteilungen).

Welche Inhalte eine ansprechende Pressemappe bieten kann, sehen Sie bei unserem Kunden Unitechnik und seiner Pressemappe zur LogiMAT 2018.

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